注意!做出让领导满意的年终总结PPT,千万别犯这3个错误!(文末福利)


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1年前
7天死磕一页PPT,因为我们坚信,将一张PPT迭代修改100次,比闷头重复练习100张,收获要多100倍。
 
本文,我们来关注「年终总结PPT」。
 
取一份年终总结PPT的部分页面,很常见的3种页面类型:
 

 

制作背景和要求说明:

 

  • 项目背景:QY集团将举办内部年终总结大会,提高公司内部凝聚力,提升公司综合竞争优势,并制定2019年公司总体规划,明确新年度的方向和目标

  • 页面比例:16:9

  • 内容要求:从以下三页PPT中任选一页完成美化,文字可优化和精简

  • 相关素材:客户提供了集团logo素材,其他素材可自行搜索

 
本期将从一名职场人的角度出发,非常详细地和大家分享思考的全过程。
 
如果你正在发愁自己的年终总结PPT,相信看完一定会带给你启发。
 
首先,我先快速做了一个简单可用的版本:

   

为什么我要做这个版本?
 
我发现很多朋友在拿到一个PPT时,就想着要怎么把它改得更好看,但A作业的场景是公司年终总结,说白了就是企业对内的一份PPT。
 
对内的要求,不要求特别炫,但是要求功能性特别强,要解决问题,要说清楚整个公司的运作——功能性的要求大于美观性。
 
在做职场类PPT的时候,我一直践行一个标准,叫先做完,再做好
 
为什么呢?
 
因为你要先确保有东西可以用。
 
不知道大家有没有遇到过这样的情况:原本说好了后天要,但是领导突然说这个PPT今天做好了没有,今天我就想用。这个时候如果你完全没有做好,那就麻烦了。
 
还有一种情况就是在工作当中,原本想的是今明两天做PPT,结果明天临时安排了个会,没法儿做了,那你PPT是不是废掉了?
 
所以我在做PPT的时候,先不管美不美,我会先做一个简单可用的版本,保证我有保底的东西可以用。
                    
在做简单可用版时,我不会去考虑背景、图标类的装饰,基本上就是白底,颜色也很少。
 
因为我不准备把这个做得好看,它就是一个最小可行产品,你现在让我拿出去用,我也可以讲。
 
这里面跟大家分享一个经验,把页面分成左右两部分:
 
 
右侧部分叫做「机动区」。
 
所谓的「机动区」,就是说如果你没有东西放,可以放一张图。如果有相关的数据图表,饼状图,条形图或者示意图,组织结构图也可以放在右边。如果实在没有东西,空着也行。但是你得把简单可用版做出来,保证先有一个完稿。
 
左侧的部分是「文字区」。
 
其中,顶部是标题,也就是这页PPT的主题。
 
其次是亮点,这个亮点可以是一个重要的数据,也可以是你总结的金句/关键词。任何一个PPT,观众看完之后都会忘掉80%~90%的内容,如果你希望大家看完还能留点印象,就把它放到亮点去。如果全是亮点,那就等于没提炼;而如果这页没有亮点也是不可能的,你要强行提炼一个亮点出来。
 
再往下就是明细,有两个作用,一个是方便之后查阅,一个是在讲的时候,万一忘词还能看两眼。如果你能记住,可以不放任何东西,有标题、亮点和右边的机动就可以了。
 
就这样,完成了「1.0基础版」:
 
 
那接下来就要进行迭代第二个版本了。
 
下来不仅能用就行了,还得有改进。
 
怎么改进?很多同学就说没有方向呀,没有灵感。
 
大家在修改PPT的时候容易出现三个误区,绝大部分人都有犯。
 

有行动,但是没目的

        

拿到一个PPT,咔咔就是干,也不知道自己为什么干,也不知道改完之后要取得什么效果,反正就是改,不满意就改。

 

看网上的优秀作品,看到什么灵感就改什么,最后可能改出来确实挺好看,可是为什么要改这个东西,可能就不太清楚了。

 

职场PPT跟对外的PPT有一个重要区别是:

 

职场是存在「无用PPT」这一说的,就是说这个PPT可能做完连上场的机会都没有,所以你要想想我为什么要改这个PPT,这个PPT有什么功能。

              

那我们拿到一个PPT,首先要做什么呢?

 

很简单:审题。

 

 

我相信认真审过题的同学真的非常少。

 

我们来看看:QY集团将举办内部年终总结大会,以提高公司内部凝聚力,提升公司综合竞争优势,并制定总体规划。

 

这是什么意思?
  • 内部凝聚力 —— 表示我们公司很厉害

  • 竞争优势 —— 表现出我们哪儿厉害

  • 总体规划 —— 表明公司未来做什么

 

这才是做这份PPT的最终意义。如果这个不清楚,做PPT时就漫无目的。

 

那现在我们来看一下A作业这三个页面。

       

 

页面一:公司收入构成

 

 

如果我想要表示我们很厉害,或者我想要提高公司内部凝聚力,我应该以什么为重点?应该通过分析公司构成,表示公司走在正确的跑道上,公司数据一切良好,发展非常迅速,这叫提高公司内部凝聚力。

 

如果我的目标是分析公司的综合竞争,我应该分析公司哪个业务增长最快、盈利最高、利润最高。

 

所以大家发现没有,目标不一样,对应的重点是不同的。

 

A、B、C这3个业务谁最重要?

 

如果你要突出内部凝聚力,那一定是表现最好的业务最重要;

如果想要突出竞争优势,一定是未来发展最良好的。

 

为什么我们很多时候做PPT,我们技术比领导好,审美比领导好,PPT做得比领导好,但是领导不满意,凭什么?

 

就是因为你没有说出领导想听的话,领导明明觉得A业务以后要压缩,占57%太高了,结果你说A特别重要,要突出强调,那领导怎么会觉得你PPT做得好嘛。

 

页面二:销售服务质量

 

 

销售服务质量可以提高产品的复购率,有助于分析公司未来的发展方向。

 

如果你没有想清楚这个问题,拿起PPT就开始美化,万一领导说这些不重要,删了吧,你不就傻眼了?

 

但如果你在美化之前先思考,然后跟领导说:

 

领导,这一点好像没有用,是多出来的,我们有没有必要弱化或者一笔带过。

领导一看,说得有道理,删。

 

这样,你也能省掉很多工作对不对,所以我们动手前一定要先审题。

 

页面三:创新工作成果展示

 

 

在第三页提到了五个指标,美化前你有没有考虑过为什么要公布这五个数值?

 

有同学说,公布这五个数值,不就是为了显示我们今年这五个指标达标了吗?

 

好,如果我们只是为了强调指标达标,我去打个√,是不是比数字对比更快,观众理解更明确?

       

那有的同学说不是啊,我写这个表的目的是为了强调我们实际取得的数据比标准要超出多少,要远远高于国家标准。好,那你就应该用可以表示远远高于的方法去呈现,而不是打勾。

 

所以,动手前一定要先审题,带着明确的目的去呈现内容。

 

我在这里列了4种用来表示实际数值跟标准数据的的方法:

 

  • 进度条

  • 柱状条形图

  • 任务清单打钩

  • 排行榜

             

这4种方法传递出来的信息和目的是完全不同的。

 

  • 进度条可以用来表示我们距离目标还差多远
  • 柱条图可以用来对比各个数据之间谁做的更好,谁做的更差
  • 任务清单可以强调这个东西是否达标、是否做到、是否合格
  • 排行榜跟柱条图类似,只是它只强调谁先谁后不强调领先多少
 
如果你从这个角度再去思考,最佳呈现方案应该取决于你这一页的演示观点是什么。如果你都没有观点,怎么在这四者之间做取舍呢?
 
 

有数据,但是没观点

              
我们来看A作业的第一页,大部分人只是在针对数字不断做美化,没有提出观点。
              
比如看到餐厅利润率是5.8%。这个数据到底算高还是算低呢?你不知道。
 
你要去调查一下平均利润率是多少。如果我告诉你,2016年餐厅平均利润率是4.6%,那现在5.8%是高还是低?肯定是高,因为你有了对比。
 
你在做PPT或者演讲的时候,你就要表达出观点。我们餐厅利润率5.8%,这不叫观点,餐厅利润率高达5.8%或者仅有5.8%才叫观点。
 
又比如某业务占比50%,是高还是低?
你要跟同行对比,跟往年对比,跟其他业务对比,单个的数据是不完整的。
 
大家再回头去看我那个即便是简单可用版,可以看到内容页我也都有提炼观点。
       
 
所以,这是「2.0清晰版」:

 

 

有干货,但是看不懂
              
很多人做PPT尤其是工作的会觉得:
 
我放了各种数据,放了各种内容,干货满满的,可是老板看了一脸迷茫,不知道我在说什么,包括对外宣讲的时候也是一样,一脸迷茫,不知道我在说什么,尤其是那种信息量比较大的PPT,最容易出现这个问题。
               
这个现象叫做「知识的诅咒」
 
 
你越是有知识,你越容易以为别人都懂,这个是常识,大家会不知道吗?
现实是,人家还真不知道。
 
所以你拥有的知识越多,你跟别人沟通起来,别人就觉得你莫名其妙。
 
好,讲完这个概念后我们再来看一下第二页:销售服务质量持续改进。
 
谁能告诉我为什么回访总人次能够代表销售服务质量?为什么电话回访的改进缩小了一个范围?
 
              
作为一个不了解的人,看到这页PPT会觉得莫名其妙。
 
但是你觉得没问题呀,这都是真实的数据,背后逻辑很清楚。
我就问你逻辑怎么清楚?你就开始跟我解释:做好销售服务是因为老客户很重要。
 
接下来如何做好销售服务呢?要通过回访发现服务中的问题,回访得越多,发现问题越多,解决得越多,客户满意度的上升,老客户就回购了。
 
回访的过程中,97%的回访都是通过电话回访的,成本低,效率高,所以电话回访做好了就是回访做好。
 
那电话回访怎么做好呢?我们分析了一下全过程,发现有三个节点非常重要,我们决定在这三个节点进行电话回访的改进。
 
 
于是你PPT上就放了三个信息:做好销售服务、回访多解决多、三项改进措施。
              
这里面出现了理解的断层。
              
所以拿到PPT之后,要去思考背后的思维逻辑。
 
如果只是单纯美化,会产生两个问题:
 
  • 观众不明白,因为信息出现了断层

  • 你可能放了一些根本不重要的内容

 
如果发现表达逻辑里出现断层,为了方便观众理解,我们要把断层的地方补齐。
 
比如说我做了一个案例:
在回访次数增加的基础上,我增加了一个电话访问的流程,通过分析流程,我觉得这三个点可以改进,并重点标出。
                    
从回访多 → 电话回访多,这中间是缺一个环节的:
电话访问占总体回访的97%。也就是说我们谈回访主要谈的是电话回访,但这一点我们在PPT里并没有强调过。
 
 
所以我单独补充了一个饼状图。这样左中右就形成了一个非常清晰的论证逻辑。
 
? 为什么要提高销售服务质量?—— 因为我们要把握住老客户,为了把握住老客户,我们进行了回访。回访越来越多,老客户也越来越满意。
 
? 在回访当中,电话回访占总回访的97%,这是一个非常重要的隐含条件,上门回访几乎是可以忽略的。所以提高回访的关键就是提高电话回访。
 
? 那电话回访怎么提高?—— 我们总结梳理了电话回访的流程,觉得有三个点是可以提高电话回访的。
 
这三个点就形成了一个非常有道理的逻辑论证链条,虽然内容看起来比原来多了,但更容易被理解。
 
 
所以我们做PPT,一定要积极主动的态度,而不是被动思考,不是给什么就美化什么。
 
最后来看一下「3.0创新版」:
      
 
最后,跟大家再分享一段关于年终总结PPT,我个人的一个心态变化。
 
我以前也给领导做PPT,一开始我会把它当成是一个艰巨或者给钱很少的业务,整个人的心态很不好。
 
但其实,给领导做PPT是你拿到公司数据的一个非常好的机会。
 
你可以拿它判断公司发展情况,还能知道领导的观点是什么,然后你对比一下你的思考结论,跟领导的思考结论是不是一样,这是一个非常好的锻炼人的机会。不要只把它当做累赘,要主动积极地去思考PPT背后的东西,你会收获非常大。
 

秦阳,秋叶职场联合创始人,秋叶PPT产品总监,500强企业培训师,国内顶尖发布会御用PPT设计师,畅销书作者,出版畅销书8本,销量超70万册。

微博:@秦阳 。微信公众号:老秦(ID:laoqinppt)。

 
 

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